3 Consideraciones Iniciales para el Trabajo Remoto

El Covid-19 nos llevó a la fuerza, al Teletrabajo. Para algunos era Teletrabajo o cerrar, y como en Chile somos especialistas en arreglar la carga en el camino, el tema está funcionando … ¿O no?. Mi conclusión es que la gestión, la administración como estamento y como práctica, no se ha preocupado en muchos aspectos del Teletrabajo y eso genera y generará roces e improductividades que no nos podemos permitir en esta pandemia ni tampoco en la esperada recuperación de la normalidad.


¿En cuales aspectos la gestión debiera estar presente en el Teletrabajo y no está?. Aquí enumero algunas (no todas) situaciones donde la administración debe desplegarse:


Horarios y Rutina de Trabajo

El jefe o encargado de un equipo debe marcar la pauta en este nuevo escenario. Eso pasa, según mi opinión, por mantener ciertos rituales o crearlos si no los hay.


En remoto, es necesario que el colaborador tenga claro el horario de trabajo del equipo, a que hora se inicia y a que hora se termina formalmente. Y no sólo eso: además debe, personalmente monitorear y controlar su trabajo. Esto puede hacerse por ejemplo, con una conferencia diaria de entre 15 y 30 minutos donde se revise que se realizó el día anterior, que quedó pendiente y que se espera realizar el día en curso, complementadas con llamadas a colaboradores individuales para tratar sobre su trabajo y dar y recibir feedback.


Lo de la hora de inicio y término es un tema delicado: algunos jefes sienten que los horarios legales ya no aplican en trabajo remoto y hay gente trabajando hasta altas horas de la noche para despachar volúmenes de trabajo imposibles. Es responsabilidad de la práctica de la administración el dividir el trabajo en partes manejables y asignarlas a roles, y si la cantidad de trabajo es superior a los recursos, analizar causas y proponer optimizaciones. No es tolerable que se sobrecargue a los colaboradores y peor, que se sobrecargue a los colaboradores más productivos por un problema de gestión.


Comunicación: Comunique … Comunique … Comunique

Cuando estás en teletrabajo estás solo. No existe la conversación informal de pasillo o en la cafetería, la reunión cara a cara de comunicación con el jefe y tantas otras rutinas que nos permiten resolver dudas o estar informados de "lo que está pasando". Esto genera ciertamente una sensación de inseguridad y de pérdida de control que no es menor. ¿Cómo puede el Administrador actuar en esto?. De varias maneras:


  • Comunique regularmente las novedades a su equipo. Si hay noticias frescas salga de la planificación de mensajes y avise inmediatamente!

  • Apóyese en su equipo de Personas para generar comunicaciones efectivas y constantes de las novedades de la empresa.

  • Revise con Personas si puede crear un chat, una casilla de correo u otro instrumento para que los colaboradores puedan hablar en "el domo del silencio" sobre sus angustias y situaciones personales que los pueden estar afectando.

  • Comunique a su equipo que pueden hablar con usted las veces que necesiten y deles las reglas claras de cómo pedir la reunión virtual. Cumpla lo prometido, tome notas y comprometa una fecha de respuesta, sea ésta positiva o negativa.


Cuidado Emocional

Nuevamente, en teletrabajo estamos solos. Si a eso le agregamos que el jefe nos llama la atención duramente y usando adjetivos poco edificantes delante de todos en la videoconferencia o si llama directamente para hacerlo, le agregaremos más sentimientos negativos a la situación que estamos viviendo.


El Administrador debe saber dar retroalimentación, dónde y cuándo hacerlo, siendo asertivo y poniendo el problema en el centro de la discusión y no personalizando los problemas.


Nada peor para el sentimiento de equipo de un grupo de colaboradores que están aislados unos de otros que transformar las comunicaciones y la coordinación en un momento de sufrimiento emocional. En realidad, en esto es donde percibo mayor brecha, porque muchos administradores se precian de ser "francos" y decir "las cosas como son" cuando en realidad son ellos quienes tienen carencias y administran a pesar de esas carencias. Esto implica un esfuerzo de todo el estamento de Administración, porque el jefe o encargado de un equipo que no sabe comunicar en forma asertiva, debe ser detectado por su jefatura, debe ser entrenado para cambiar y si no mejora, quizás debe ser relevado de su mando.


Efectos de la separación Supervisor – Colaborador sobre el tiempo de ejecución de las tareas, según su complejidad técnica


Conclusión

Dado que el Teletrabajo llegó para quedarse, un Administrador, en particular, y la Administración toda deben asumirlo como una forma de operar permanente; por ello, mi recomendación es comenzar analizando, y principalmente actuando sobre los tres aspectos que les he presentado: Horarios y Equipo de Trabajo, Comunicación y Cuidado Emocional, de este modo la comunicación con los colaboradores mejorará sustantivamente, al igual que su bienestar.


En el siguiente artículo, me referiré a las herramientas que la Administración debiera disponer para un buen desempeño.


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