Diseño / Modelamiento

Definición formal y estándar de un Proceso de Negocios

El fundamento para la Optimización y Mejoramiento Continuo

"Un Proceso de Negocios es un sistema estructurado, con un conjunto específico de actividades diseñadas para producir una salida especifica ya sea para un cliente o un mercado particular.  Implica un énfasis fuerte en cómo el trabajo se hace dentro de una organización"

Tomas H. Davenport 

 

 

A partir del ciclo de vida de un proceso de negocio podemos clasificar su estado atendiendo al nivel de formalización o no formalización. Entendiendo por formalizados los procesos que están debidamente modelados, documentados y en uso conforme a los lineamientos estratégicos de la organización. 

Para ello contamos con la Consultoría para el Diseño / Modelamiento de Procesos de Negocios, que utiliza la disciplina de gestión BPM –Business Process Management–  y, se orienta a la formalización de los Procesos de Negocios por medio de los servicios de:

      

   1.    Identificación / Levantamiento de Procesos.

   2.    Mapa de Procesos.

   3.    Modelamiento de Procesos.

            3.1. Formalización.

            3.2. Optimización.

            3.3  Diseño.

 

Estos servicios es recomendable contratarlos en su totalidad cuando se aplica a todos o a los principales procesos de una organización. Para el caso de solamente un proceso se puede elegir alguno de los servicios 3.

 

Para medir el estado de madurez de los Procesos de Negocio se usa la Escala de Madurez

Beneficios

Los beneficios de este servicio son los que trae consigo la aplicación de la disciplina BPM, y los principales son:

  • Agilidad
    Con el entorno empresarial en un estado de cambio constante, se ha vuelto cada vez más importante que los Procesos de Negocios se adapten rápidamente a las nuevas condiciones. BPM ayuda a que los Procesos sean más ágiles a través de un marco que requiere documentación rigurosa de sus pasos o acciones.

El rigor de la disciplina BPM ayuda a proporcionar una comprensión clara de cada paso del flujo de trabajo de un Proceso. El conocimiento detallado puede permitir a las organizaciones comprender el impacto que el cambio puede tener en sus operaciones. Una organización que comprende el impacto que la modificación de sus Procesos de Negocios puede tener en la rentabilidad de la organización puede adaptarse mejor al cambio y desplegar rápidamente la mejor opción.

  • Visibilidad

La visibilidad de los Procesos de Negocios permite concentrarse en las ineficiencias. Debido a que BPM brinda a las organizaciones la oportunidad de trabajar de manera más eficiente, pueden ahorrar sus recursos. BPM también resulta en la creación de Procesos mejor diseñados, ejecutados y monitoreados, que pueden ayudar a reducir el riesgo de fraude.

  • Eficiencia
    Las organizaciones que emplean los principios de BPM pueden descubrir que pueden disminuir los costos y aumentar la productividad. Se pueden obtener beneficios al determinar cómo funcionaría el proceso en condiciones óptimas, ajustando el proceso para ayudarlo a lograr un rendimiento óptimo e implementando controles para monitorear la producción futura del proceso.

 

       La optimización de procesos también incluye mejorar la productividad al eliminar redundancias y automatizar

       tareas manuales para disminuir el potencial de errores y reprocesos.

Ciclo de Vida de un Proceso de Negocios

1.

Identificación

Levantamiento

Es la primera acción de la Consultoría Diseño / Modelamiento y consiste en:

  • Generación de estructura de alto nivel de los procesos de negocios, en uso, para definir sus límites, sus responsables  y sus actores clave, los principales pasos, los problemas y las posibilidades de mejora.

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  • Establecer la relación con el modelo cadena de valor propiciado por el marco de referencia APQC. 

2.

Mapa de

Procesos

Esta etapa de la Consultoría se hace porque es necesario contar con:​​

  • El mapa de procesos de negocios, que es un marco —framework— utilizado para crear representaciones visuales de los procesos de negocios.

​​

  • Los mapas de procesos de negocios muestran la relación entre los pasos o tareas o acciones y, las entradas para producir un producto o servicio final.

​​

  • El mapeo de los procesos de negocios es una tarea de documentación referida a lo que hace una empresa, por qué hace lo que hace, cuál es el estándar para el éxito, quién es responsable y, cuándo y dónde se realizarán los diferentes pasos.

  • El mapeo de procesos de negocios promueve la transparencia, no solo para quienes están dentro de la empresa, sino también para todas las partes interesadas, especialmente aquellas involucradas en el cumplimiento —compliance.

3.1

Formalización

Esta acción de Consultoría se aplica a aquellos procesos que funcionan a un nivel aceptable. Y, que puede ser suficiente con formalizarlos a través del modelado y mapeo de procesos, documentación de: roles, responsabilidades, actividades principales y criterios de desempeño, y luego capacitando a los usuarios en el proceso ya  formalizado.

3.2

Optimización

  • Se aplica a los procesos que son deficientes en términos de costo, tiempos o calidad, y  que necesitan una optimización –mejora, ​pero no requieren una transformación mayor. Las recomendaciones pueden ser eliminar elementos en desuso, combinar tareas, realizar actividades en paralelo, automatizar partes del proceso o aplicar las mejores prácticas de la industria. El objetivo es reducir el tiempo del ciclo, mejorar la calidad y reducir los costos.

​​

  • Mejoramiento es lo mismo que Optimización de Procesos, en término de actividades a realizar, pero sobre un proceso que ya está formalizado y con cambios que no alteran mayormente el proceso. Es parte de la Mejora Continua propiamente tal.

3.3

Diseño

  • Trata sobre los procesos de negocios que están ​más allá de la reparación o que presentan un gran oportunidad de mejoramiento, mediante una transformación importante a través de un nuevo diseño.

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  • Aquí, facilitamos el pensamiento innovador y la aplicación de nuevas tecnologías para lograr mejoras múltiples en el rendimiento.

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